Combien vous coûte réellement la gestion de vos comptes recevables et de vos mauvaises créances ? Nous avons généralement tendance à évaluer ces pertes de façon conservatrice en ne comptabilisant que les factures impayées, mais on peut aisément comprendre que le coût réel est bien supérieur.
Selon notre expérience, même dans les compagnies les mieux structurées, cette gestion retombe la plupart du temps entre les mains d’un employé ayant peu d’intérêts et d’habiletés pour effectuer ces suivis adéquatement. Et pour plusieurs entreprises, sans que celles-ci le réalise nécessairement, il s’agit souvent d’un volet laissé à l’abandon, soit géré d’une façon émotive et incohérente.
Mauvaises pratiques et processus inefficace
Votre commis-comptable ne serait-il pas plus rentable si vous lui attribuez des tâches qu’il apprécie et pour lesquelles il excelle ? Outre le temps passé sur cette tâche, combien de temps perd t-il à se remettre d’une conversation émotivement chargée, par exemple ? Combien de fois, votre employé décide-t-il d’envoyer un courriel générique, alors qu’il aurait pu obtenir un paiement simplement en logeant un appel ? La vaste majorité des compagnies ont tendance à surévaluer la performance de leur processus de gestion des comptes recevables et à ne pas considérer ces différents coûts indirects.
Si recouvrer une créance n’est jamais une affaire sûre, une mauvaise gestion préalable des comptes recevables, suivant le non-paiement d’une facture, ajoute une bonne dose d’incertitude. Par exemple, plusieurs débiteurs que nous joignons se disent surpris d’être en recouvrement externe, car aucun suivi n’a été effectué auprès d’eux suivant l’envoi présumé d’une 1ère facture.
Particulièrement dans les PME, nous observons souvent une gestion beaucoup trop émotive des comptes recevables, plutôt que systématique. Il n’est pas rare que certains créanciers se lancent ainsi dans une entreprise de vengeance, enveniment les situations les plus simples, et finissent même parfois par oublier leur but premier, soit se faire payer et, en bonus, peut-être même renouer une relation d’affaires dans laquelle ils n’avaient plus beaucoup d’espoir. Ce type de gestion maladroite peut évidemment avoir des répercussions importantes. D’une part, les chances de recouvrer éventuellement cette créance, même avec l’aide d’une agence de recouvrement externe, peu importe sa performance, ont grandement diminuées, car le débiteur, souvent furieux, utilisera tous les moyens à sa disposition pour se défendre. D’autre part, un membre clé de l’entreprise, souvent le propriétaire, a perdu son précieux temps, son argent et son énergie à gérer cette distraction, plutôt que de s’investir dans l’atteinte de ses objectifs d’affaire.
Pistes de solution
La majorité des entreprises, particulièrement les PME où les mêmes employés doivent remplir plusieurs rôles, gagneraient à impartir ce volet à un partenaire d’affaires compétent. Peut-être avez-vous l’expertise à l’interne pour développer un processus efficace et cohérent pour la gestion de vos comptes recevables, ainsi que des employés compétents pour l’exécuter. Le cas échéant, comptez-vous chanceux, car vous êtes davantage l’exception que la règle !
Nos clients désirent parfois une étape transitoire avant le transfert de leurs dossiers en recouvrement externe et nous les référons habituellement vers Comméléo, notre filiale, spécialisée dans la gestion des comptes recevables et de leur prise en charge. Il s’agit, selon nous, d’une excellente stratégie, facilitant ultimement le recouvrement externe, lorsque cette première étape ne porte pas fruit.
Dans un deuxième temps, il est temps d’explorer d’autres recours selon votre situation précise et votre secteur d’activités. Confier ces créances en recouvrement externe peut être une excellente idée, plutôt que d’assumer simplement la totalité de ces pertes. Recherchez, par contre votre, partenaire d’affaires avec soin. Non seulement peut-il y avoir des conséquences financières néfastes, lorsque l’encadrement légal n’est pas respecté à la lettre, mais au final, votre image de marque peut facilement être ternie, car le mandataire choisi s’exprime en votre nom !
Vous, spécifiquement, gagneriez-vous à impartir ce volet ? Possiblement, mais la question à se poser préalablement est : combien gagneriez-vous à demeurer concentrer sur vos objectifs d’affaires et à miser sur vos forces, ce en quoi vous excellez ? Vous n’impartissez pas que la gestion de vos mauvaises créances, mais également une partie de vos soucis et un lot de distractions dont vous n’avez probablement pas besoin. J’aimerais terminer par une citation de mon mentor, avec qui j’ai la chance de travailler quotidiennement :
« Une vente n’est jamais vraiment complétée que si le paiement est encaissé ! »
Jean-François Gingras, PDG de l’agence de recouvrement ARM